Lack of Communication, Salah Satu Penyebab Lambannya Eksekusi di Perusahaan

Lack of Communication = Kurang Koordinasi.

Ineffective Communication

Yes, tapi di detail yang mana kurangnya? Koordinasi ‘kan komunikasi juga ya. Apakah dari pihak yang menyampaikan, atau pihak yang mendengarkan. Atau bahkan isi pembicaraan yang mungkin tidak seharusnya dibicarakan karena, let say, sudah seharusnya tahu-sama-tahu.

Seiring dengan semakin lamanya saya bekerja di perusahaan–yang notabene menuntut berkomunikasi dengan rekan satu tim, dengan departemen-departemen lain di kantor, maupun dengan klien misalnya, saya in shaa Allah, semakin baik dalam mencegah maupun mengatasi lack of communication ini.

Berikut adalah beberapa poin yang saya amati, pelajari, dan terus lakukan demi menghindarkan terjadinya kesalah-pahaman. (Ditulis tidak dalam urutan atau hierarki tertentu ya. Jadi semua memiliki tingkatan yang sama.)

Fun before serious

Semua urusan dengan orang-orang di kantor adalah urusan serius. Nah, sebelum serius, kita perlu have fun dengan mereka. Mulai dari tahu nama, wajah dan posisi. Pernah ngobrol, bahkan yang lebih advanced lagi adalah pernah bercanda. Idealnya, semua terlalui sebelum kita bekerja bersama secara serius.

Confirmation

Pastikan apa yang kita pahami, adalah sama dengan apa yang dipahami oleh lawan bicara kita. Either kita menanyakan, “Sudah paham? Ada yang ingin ditanyakan?” setelah kita memaparkan sesuatu.

Atau dalam posisi sebaliknya, kita bisa bertanya, “Maksud kamu begini, begitu, bla-bla, gini, gitu, ‘kan?”

Dengan melakukan konfirmasi, kita jadi yakin dan mantap bahwa kita dan lawan komunikasi kita sudah berada di ‘halaman’ yang sama.

Written Request

Jangan mengerjakan suatu pekerjaan yang tidak tertulis. Kita berangkat dari fakta bahwa semua karyawan sudah sibuk di posisi dan tugas-tugasnya — yang notabene jam kerjanya ‘hanya’ 40 jam per pekan. Jadi, jangan sibukkan kita maupun rekan-rekan kerja kita dengan pekerjaan yang sifatnya belum pasti.

Tidak pasti misalnya karena hanya disampaikan secara lisan — bisa diinterpretasikan sebagai ketidak-seriusan. Bentuk lain ketidak-pastian misalnya ketika yang mendengar perintah/permintaan akan tugas tersebut ada banyak. Sehingga tidak jelas siapa yang akan bertanggung jawab.

Poin saya di sini adalah, pastikan bahwa segala request dan penunjukan siapa yang mengerjakan, ada bukti tertulisnya.

Be Straightforward

Jangan berputar-putar dalam menjelaskan sesuatu. Memberikan analogi itu bagus. Memberikan contoh juga bagus. Tapi jangan lupakan juga pesannya alias ‘the message‘ harus lugas juga. Sederhana, tidak ambigu, jelas dan mudah dipahami.

Ketika merumuskan pesan ini, pertimbangkan kembali relevansi hal tersebut dengan lawan bicara kita. Kalau sudah relevan dan terkait dengan dirinya, maka pesan yang sudah lugas tersebut akan lebih mudah diterima.

Saya itu berangkat dari keluarga yang biasa tidak berkomunikasi secara lugas dan terbuka. Masing-masing menyimpan ekspektasinya terhadap anggota keluarga yang lain.

Dan ini terbawa ke luar rumah. Baik di sekolah, maupun di kantor — terutama ketika awal berkarir dahulu.

Kini, sudah jauh lebih baik. Namun, komunikasi kan sesuatu yang berkembang terus ya. Jadi harus belajar terus.

Yang sudah saya pelajari, sudah saya tuangkan dalam poin-poin di atas. Kalau ada pelajaran baru, akan saya bagikan lagi di blog ini. In shaa Allah.

Dukung terus saja blog ini.

BACA JUGA: My Journal.