Bagaimana sebuah email bisa sebagai identitas personal?
Segala akses internet menggunakan data pribadi. Sehingga apabila kamu aktif di dunia maya, maka identitas diri di internet dimana orang lain dapat menghubungi kamu adalah melalui alamat email kamu.
Kalau akun (account) social media seperti twitter, instagram, atau facebook kan hanya berlaku sebagai identitas personal di platform tersebut saja.
Apa saja yang bisa dilakukan dengan email?
Fungsi utama email adalah mengirim dan menerima pesan melalui internet.
Fungsi lainnya adalah mendaftar akun di platform-platform lain. Misal platform game, platform social media, platform berita, dan lain sebagainya.
Zynga, sebuah studio game, bahkan membuat sebuah halaman khusus demi menampung FAQ terkait email.
Email bisa juga digunakan untuk mempromosikan barang dan jasa. Istilahnya Email Marketing.
Jika menghendaki dikirim informasi pada topik tertentu secara periodik, bisa juga berlangganan via email. Jadi, kita subscribe dengan mendaftarkan alamat email kita. Sebagaimana kamu juga bisa berlangganan konten dari blog saya ini dengan cara mendaftar di field berikut:
Cara Menulis Email
Email adalah alat komunikasi formal. Sebagaimana jenis komunikasi formal lainnya, isi email yang kita kirimkan kepada orang lain sepatutnya efektif (tidak bertele-tele) dan menghormati penerima email tersebut.
Berikut adalah beberapa tips menulis email:
- Tuliskan draft email terlebih dahulu. Jangan langsung judul ya, judul email bisa belakangan.
- Kalau sudah tahu persis mau kirim email apa, dibuktikan dengan draft email yang akan dikirmkan, maka singkat, namun memberi bayangan tentang isi email pada penerima.
- Ingatlah bahwa, pesan tanpa judul akan muncul pada kotak masuk penerima dengan label “(no subject).
Menulis Email dengan bantuan ChatGPT
Kita bisa menggunakan ChatGPT untuk menulis body email dengan lebih cepat dan akurat. Tetapi, miliki dulu tujuan pengiriman email, di antaranya adalah:
- Membuat jadwal meeting atau telepon
- Melakukan follow up kepada calon customer
- Meminta (request) sesuatu secara tertulis
- Menyampaikan perkembangan (update) suatu pekerjaan atau proyek
Kita juga bisa merangkum (summarize) body email yang panjang. Dengan memberikan prompt semisal, “please summarize this body email”.
Email termasuk media apa?
Elektronic mail, atau e-mail/email termasuk media komunikasi elektronik/digital/internet.
Pada awalnya, email adalah surat elektronik yang dikirim lewat protokol yang dikenal sebagai SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).
Seiring dengan pesatnya perkembangan internet, email tetap dipakai karena email adalah identitas diri yang sifatnya lintas platform dan negara.
Lintas platform, karena akun social media seperti twitter, facebook, instagram hanya menjadi identitas diri terbatas di platform tersebut.
Lintas negara, karena tidak ada platform yang ada di semua negara, kecuali email. Facebook sekalipun, tidak nomor satu di semua negara, bukan?
Bagaimana cara mengelola email yang baik dan benar?
Teknologi email menggunakan server yang pastinya bisa kepenuhan juga. Berikut ini adalah cara mengelola email agar terlihat lebih profesional dan efektif:
- Membersihkan kotak masuk secara rutin. Pesan sampah atau email yang tidak penting atau email yang sudah kadaluarsa bisa dihapus.
- Melakukan filter email berdasar Label (inbox, starred, snoozed, important, spam, etc.) atau Tab (Primary, Promotion, Social, etc.).
- Mengklasifikasikan email bisa didasarkan pada: pekerjaan, konten langganan, dlsb.
- Menghapus draft email yang tidak jadi terkirim, isi tempat sampah (Bin), dan folder spam secara rutin.
- Utamakan penggunaan email untuk berkirim pesan yang sifatnya profesional saja – selain menggunakan Linkedin. Sisanya, pesan-pesan informal bisa menggunakan platform lain, misal: whatsapp.
- Jaga password email: jangan sampai mudah ditebak dan lakukan pergantian secara periodik. Karena sangat mungkin, password tersebut juga digunakan di platform yang lain.
Macam-Macam Pengguna Email
Email Bisnis
Gunakan email bisnis agar profesionalisme dan kredibilitas meningkat. Jika urusan bisnis menggunakan email pribadi, maka calon klien tidak akan yakin dengan profesionalisme dan kredibilitas bisnis anda. Bisnis dengan email pribadi hanya layak dilakukan oleh para ronin seperti kaum freelancer. Ronin adalah istilah dari Jepang untuk menyebut samurai tanpa tuan tanah.
Email Kampus
Manfaat email kampus bagi mahasiswa: untuk mengecek grammar. Limit Google Drive yang besar. Melakukan pertemuan secara online dengan Google Meet.
Manfaat email kampus bagi universitas: branding sebagai universitas yang update dengan perkembangan teknologi serta berpartner dengan merek global.
Email kampus bisa saja tidak bisa dipakai setelah lulus. Email kampus “menyedot” kapasitas users yang disediakan oleh provider. Jika sudah terlampau banyak alumni yang menggunakan email kampus, maka bisa saja para alumni tersebut dihentikan dari services tersebut. Supaya penggunaannya dikembalikan kepada mereka yang berstatus mahasiswa saja. Demikian pengalaman saya bersama SBM ITB yang menggunakan platform Gmail.
Email bagi Pelajar
Manfaat utama penggunaan email bagi pelajar adalah sarana digital untuk mulai belajar berkomunikasi secara profesional, khususnya dengan mereka yang berasal dari luar negeri. Disebabkan jalur online chatting semacam WhatsApp biasanya baru digunakan jika memasuki ranah privat. Jadi komunikasi akan diawali dengan email dulu.
Jika menggunakan email dari Google atau Microsoft, ada service cloud storage yang bisa digunakan secara gratis, yaitu menyimpan file di “awan” yang jauh lebih besar daripada penyimpanan di smartphone atau laptop.
Pemanfaatan Google Classroom bersama guru dan teman-teman sekelas. Setahu saya tidak ada produk sejenis di Microsoft, tetapi Microsoft Teams tidak kalah kualitasnya untuk digunakan dalam proses pembelajaran.
Daftar Istilah Terkait Email
- Email Client: Software untuk mengirim dan menerima email melalui komputer tanpa peramban (browser)
- Email Bcc (blind carbon copy): penerima salinan email yang tidak terlihat oleh penerima lainnya. Gunakan Cc agar penerima email dapat menerima siapa saja yang menerima email yang kamu kirim tersebut.
