Kalau sebelumnya saya menulis soal produktifitas, sekarang ingin menulis soal efisiensi.

Belakangan ini pikiran saya selalu soal efisiensi. Jadi, tetap mengejar target-target yang sudah direncanakan/ditetapkan. Hanya saja, berusaha meminimkan sumber daya yang ada.

Minimkan Sumber Daya

Target semisal di toko online, yaitu pasang iklan dan launch produk baru. Iklan saya pasang dengan anggaran terendah. Nanti kalau sudah habis, baru diisi lagi. Indikator kedua yang saya pakai, misalnya anggaran iklan itu harus sekian persen dari omzet. Kalau sudah lebih dari itu, berarti kita gagal. Mengantisipasi hal ini, makanya iklan selalu saya tweak terus. Selalu ada iklan baru yang saya coba, serta iklan-iklan lama saya optimalkan lagi. Yang gagal performa nya, saya matikan. Daripada menghabiskan anggaran. Yang sudah berhasil, saya tambah terus keyword-nya.

Batas Bawah Anggaran Iklan

Meskipun di sisi lain, mindset biaya nol untuk pemasaran sudah hampir saya tinggalkan. Ini saya kasi batas juga. Jangan sampai mengharap ada order, tanpa melakukan aktivitas pemasaran via iklan. Memang ada yang namanya word-of-mouth (WOM). Tapi ternyata itu lebih pas disebut kebetulan daripada berhasil. Yang berhasil tentu saja yang dirancang matang, beneran dieksekusi, diukur sejak awal, dan di-tweak terus-menerus. Sama gak boleh kapok juga, barangkali waktu itu kebetulan aja gak mujur sama sekali. Kali lain harus dicoba lagi. Apalagi ketika teman-teman kompetitor ternyata masih berhasil menggunakan medium iklan yang sama.

Zero Inventory

Dulu saya itu mindset-nya, “Gapapa dianggarkan banyak-banyak. Toh pasti habis juga”. Pikiran yang sama berlaku di inventori, “Toh ini bukan makanan. Gak akan busuk. Gapapa beli banyak juga. Meski belum ada yang order. In shaa Allah laku.” Dua tiga tahun yang lalu saya berpikir seperti. Padahal ya gak juga, kenyataannya belum habis juga itu barang sampai saat ini.

Pakai Alat Digital

Enaknya digital itu, apa-apa terukur. Seperti saya bilang di atas, bisa diukur sejak awal. Karena hasil ukurnya cepat didapat, maka bisa di-tweak kapan saja begitu sudah terasa enggak berhasil. Setidaknya itu yang saya lakukan dengan iklan. Di blog juga bisa begitu. Kelihatan kan keyword-nya apa aja yang selanjutnya bisa dipakai. Kelihatan kan view hari ini berapa. Bahkan dalam sehari, wawasan (insight) sudah bisa kita terima.

Kalau untuk catat-mencatat, saya pakai Trello. Efisien karena bisa dibuka di smartphone, saya pakai mobile app-nya. Sudah disinkronisasi dengan trello.com. Jadi tiap kali memperbaharui (update) to do, on going, sama done-nya sudah langsung sikronisasi satu sama lain. Bedanya dengan tools dari Google semisal Docs, Sheet, Slide yang ini tanpa versioning sama sekali.

Ingat banget di jaman kantor lama. Harus pakai Word/Excel/PowerPoint. Jadinya cuma dikerjain berdua sama boss. Itu pun, harus save dulu, lalu di-attach ke email, baru bisa dikirim. Efisien banget memang kalo kolaborasi pakai Google Docs/Sheet/Slide ini. Apa yang di-update, langsung kelihatan hasilnya di layar si rekan kerja. Bisa back ke version yang sebelumnya, kalau diperlukan. Dikeroyok sampai sepuluh orang pun, masih tetap oke. Minimal, udah peningkatan 5x lipat daripada di kantor dulu.

Support dengan Manual

Saya lagi terjun ke bullet journal nih. Buat yang belum mengerti, bisa main ke web bulletjournal.com. Atau visualnya bisa dilihat di akun IG @bulletjournal. Jadi begini nih. Kalau semacam Google Docs/Sheet/Slide, Trello, Evernote saya lihatnya lebih cocok untuk pekerjaan. Sifatnya detil, bisa kolaborasi sama yang lain, dan time frame-nya relatif pendek. Fix kalo yang digital, menurut saya, di situ perannya.

Beda dengan yang manual note ala ala bullet journal ini. Bisa memang difungsikan untuk pekerjaan. Malah cocok banget untuk business owner atau blogger gitu. Atau profesi lainnya yang berkutat dengan kreatifitas.

Kalau di saya, bullet journal ini saya pakai untuk catatan pribadi perihal pekerjaan dalam sudut pandang yang lebih strategic: bigger vision. Tentu teman-teman di kantor gak bisa melihat perihal pekerjaan kantor di sini ya. Karena hanya pekerjaan pribadi yang saya masukkan di sini. Jadi bukan yang berkolaborasi dengan teman lain. Sehingga yang bersangkutan, tidak perlu menengok catatan pribadi ini.

Ketiga adalah soal time frame. Perspektif yang saya pakai lebih panjang: tiga tahun ke depan. Jadi bullet journal tidak menggantikan trello. Tidak juga sebaliknya. Malah melengkapi satu sama lain. Karena di antara keduanya, saya lakukan penyelarasan (alignment). Trello ada di part-part yang detilnya. BuJo menyediakan part-part strategic-nya (bigger/longer). Berikut ini pola-pola pemakaiannya:

• Rencana-rencana dalam tiga tahun ada di BuJo, detil eksekusinya ada di Trello
• Ada yang lagi dikerjain di Trello sekarang ini, saya bikin ekstensinya di BuJo. Kira-kira, hal tersebut bisa dipanjangkan atau seperti apa bisa dibuat lebih besar lagi.

Tren digitalisasi ini ternyata bisa kita manfaatkan untuk melakukan efisiensi lebih terhadap pekerjaan-pekerjaan.