Anxiety of Technical Writer

Setiap pekerjaan tentu saja ada dinamikanya ya. Naik dan turunnya. Plus dan minusnya. Keuntungan dan kerugian yang harus ditelan mentah-mentah. Dengan mengetahui hal-hal tersebut, akan membantu kita mengelola harapan (setting expectation). Sehingga kita bisa lebih legowo dalam menerima peran dan fungsi profesi masing-masing serta bisa memberikan karya yang terbaik.

Demikian pula dengan profesi Technical Writer (TW) yang tidak luput dari advantages maupun disadvantages.

Reality Check from User Experience

Sebagai technical writer, saya ada perasaan bahwa dokumentasi teknis (technical document) yang saya buat itu tidak sepenuhnya dibaca oleh pengguna (user).

Apalagi seiring dengan berkembangnya ilmu dan praktik User Experience (UX) ya. Manual-manual penggunaan yang dulu dibaca oleh pengguna kini sudah “diatasi” lebih dulu oleh desain yang user-friendly. Dapat dikatakan UX ini “mencegah” user membaca manual yang saya buat.

Unik ya, hehe. Karena kita menuliskan sesuatu yang wajib ada, tetapi tidak dibaca oleh penggunanya. Hehe.

Jadi, instead of menjadi petunjuk/manual penggunaan, maka arah dokumentasi yang saya buat lebih kepada menyelesaikan masalah (problem) yang andaikata terjadi tatkala aplikasi digital tersebut digunakan. Misalnya lewat halaman Help dan Frequently Asked Questions (FAQ).

Sebenarnya, UX tidak seburuk yang saya ilustrasikan di atas. Justru menjadi bidang baru yang perlu kita kuasai juga. Minimal untuk mengklasifikan mana yang masuk ranah UX design sehingga mengarahkan desain yang kita berikan kepada user. Maupun memberikan petunjuk (clue) kepada kita mana saja dokumen pemecah masalah yang akan berperan seperti Help dan FAQ.

Articulating User Requirement

Di samping itu, pekerjaan saya adalah menuangkan kebutuhan pengguna (user requirement). Baik yang bersifat fungsional maupun teknikal menjadi Requirement Specification (Spesifikasi Kebutuhan) dan Technical Specification (Spesifikasi Teknikal). Yang kedua ini biasa juga disebut sebagai Design Specification atau Technical Design Specification.

Selain yang sudah disebut di atas, ada juga dokumen-dokumen terkait Manajemen Proyek/Produk. Product Management kalau perusahaannya lebih banyak mengandalkan produk untuk melayani penggunanya dan Project Management kalau layanannya didominasi mengerjakan proyek milik klien.

Kenyataannya, dokumen-dokumen tersebut memang bagian dari deliverables yang harus kami sediakan mengiringi aplikasi digital itu sendiri. Dan memang sudah satu paket dengan proses yang perusahaan janjikan sebelumnya. Benar adanya bahwa kami dibayar atas aktifitas dan barang jadi tersebut.

Kembali ke kenyataan pahit di atas. Dokumennya wajib ada, tetapi belum tentu akan dibaca.

Real Conflict

Konflik yang saya rasakan adalah itu semua “hanya”-lah pekerjaan. Bekerja demi menyambung nyawa. Atau, istilah zaman now “demi segenggam berlian”. Sehinnga pekerjaan di kantor bukan suatu aktifitas yang “menyenangkan”.

TW harus bisa memberikan batas ya. Bukan karena suka dan bisa menulis, lantas semua harus dituangkan ke dalam dokumen. Kapan harus meriset (dan berhenti meriset), kapan waktunya menulis, kapan waktunya untuk menyunting (dan membuang kata-kalimat-paragraf yang hanya membuat penuh sesak).

Blogging

Kontras bagi saya, yang menyenangkan adalah kegiatan yang memupuk rasa ingin tahu (curiosity) dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan (questions) tersebut. Semisal ya aktifitas blogging ini.

Yeah, harus diakui kenyataannya bahwa apa yang saya ingin tahu belum tentu sama dengan apa yang ingin pembaca tahu dari blog ini. Apalagi dengan aspirasi dari warganet (netizen) yang tercermin di mesin pencari seperti Google lewat queries dari “people also search” atau Latent Semantic Indexing (LSI).

Sebagai blogger kita harus bisa membaca maksud (intention) para pembaca. Apakah sekedar mendapat informasi, mencari perbandingan antara para penyedia, maupun user intention yang lain.

Jadi, mencari jawaban dari segala pertanyaan sudah menyenangkan bagi saya. Apalagi setelah menuangkannya ke dalam blog ini. Hal tersebut kadang-kadang berimbas kepada Pageview (PV) yang tinggi. Seringkali juga tidak.

Tiga Tipe Artikel yang Harus Ada di Blog Kamu.

Bagaimanapun juga, dalam blogging yang utama adalah menuliskannya, bukan? Instead of melihat PV-nya tinggi atau tidak.

Kacamata lain yang bisa kita gunakan adalah “dokumentasi”. Layak atau tidak, penting atau tidak untuk didokumentasikan.

Dokumentasi

Always Benchmark-ing

Pekerjaan saya di kantor terkait dengan mendokumentasikan proyek-proyek milik perusahaan yang sifatnya eksternal maupun proyek-proyek internal.

Keduanya ibarat dua roda berbeda yang saling terhubung lewat suatu rantai yang penggerak utamanya adalah roda “internal”. Jadi bagaimana menggerakkan roda internal (dengan usaha seminimum mungkin) agar roda eksternal ikut bergerak membawa kita mencapai tujuan. Dalam proses tersebut, roda eksternal wajib memberikan umpan balik (feedback) kepada roda internal mengenai masalah, hambatan atau tantangan yang dihadapi. Sehingga, roda internal bisa menyesuaikan diri. Misalnya dengan menyediakan cetakan (template), membuat standard, atau aktifitas lainnya.

Dapat disimpulkan bahwa dokumentasi di perusahaan tuh sifatnya harus terus diperbaharui, khususnya dengan cara benchmarking ke praktik terbaik (best practices).

Make it Romantic

Hal yang sama juga saya lakukan sebagai blogger: merekam (to record) apa-apa yang saya pikirkan, lakukan, dan rasakan sendiri untuk dibaca oleh orang lain sebagai sesuatu yang bermanfaat.

Pun tatkala saya membaca tulisan saya sendiri akan berarti sebagai nostalgia bahwa oh ternyata saya pernah memikirkan hal-hal receh ini, oh ternyata pernah melakukan ini.

Sekedar perbandingan dengan khalayak kebanyakan, banyak juga lho yang menitipkan memori visualnya di Instagram (IG).

Karena penitipan memori baik berupa visual maupun teks di medium seperti IG maupun blog itu sifatnya seringkali personal dan privat serta minim maksud bisnis, maka tolok ukur (benchmark) ke luar seringkali salah sasaran.

Sama sederhananya dengan fakta bahwa perjalanan hidup tiap orang tidak sama dan tidak layak untuk membandingkan serta menentukan mana yang hidupnya lebih baik daripada orang lain.

Merekam dan memutarkembali memori kehidupan itu kan sifatnya manusia yang punya kepekaan ya. Alias romantisasi tersebut lebih karena manusia itu peka dan punya perasaan.

Idratherbewriting: Avoiding Burnout as Technical Writer

From Brand Writer to Technical Editor

Metamorfosis (sesuai pekan ber tema dari komunitas blog yang saya ikuti) dari penulis pemasaran menjadi penyunting teknis.

Waktu saya masih culun dulu, saya meminati topik management dan marketing. How to manage and how to market something. Keduanya seperti dua hal yang sangat powerful. Selemah-lemahnya hal yang dikelola, selama dikelola (to be managed) dan dipasarkan (to be marketed) dengan tepat, maka akan berhasil.

Demikian keyakinan saya, hingga saya lebih sering mempelajari (dan menulis) topik-topik tersebut daripada pelajaran-pelajaran kuliah saya sendiri. Apalagi dulu saya kuliah di kampus teknik, ya. Tentu saja materi-materi tersebut sangat jauh berbeda –dan ada human factor-nya juga. Kalau di sains dan rekayasa (science and engineering) kita cenderung untuk mengeliminasi sama sekali faktor manusia, maka khusus topik manajemen dan pemasaran faktor tersebut sama sekali tidak bisa diabaikan. Bahkan cenderung, berpusat pada si manusia (dan organisasinya) itu sendiri.

Jadi kedua topik tersebut, wabil khusus topik pemasaran semakin saya pelajari dengan tekun. Bagaimana cara melakukan riset pasar, bagaimana mempelajari permasalahan klien lalu menyusun rekomendasi yang tokcer untuk mereka implementasikan, sampai menyusun materi pelatihan guna memberi inspirasi dan technical how-to bagi para peserta training.

Brand-ing

Dan satu irisan besar dengan marketing adalah branding. Bicara marketing, ya topiknya pasti branding. Wacana branding juga membahas marketing. Apa itu brand-ing? Yaitu, suatu upaya tanpa henti (continous process) dalam membangun merek. Sebagai penulis di bidang per-merek-an (brand writer), wajib hukumnya untuk mempelajari siapa calon pelanggan dari suatu merek.

Empathy: Putting our feet into their shoes.

Modal dasarnya adalah empati. Yaitu menempatkan diri ke dalam personal si pelanggan, untuk dapat memahami kebutuhan (needs) dan keinginan (wants) mereka. Keduanya dapat berwujud macam-macam dalam psikologi manusia. Salah dua di antaranya adalah kegelisahan (anxiety) dan hasrat (desire). Sederhananya: penuhi anxiety dan desire mereka, maka merek kita akan sukses dalam menepati komitmen yang sudah dijanjikan serta mungkin berhasil menjadi nomor satu di pikiran atau hati pelanggan. Itu contoh algoritma umum dari brand writer.

Persoalan dengan pelanggan sebagai “partner” kita dalam membangun merek adalah: pelanggan itu moving target. Target bidikan yang selalu bergerak. Dinamika produk dan layanan dari merek kompetitor yang memberikan opsi berbeda dari merek kita, dan dari pelanggan itu sendiri yang seringkali “galau”, “resah”, “bingung” menjadikan pekerjaan brand writer selalu dinamis. Kalau tidak mau disebut demikian, bisa dilihat sebagai tidak ada resep yang selalu berhasil. Dengan kata lain, semua kunci sukses bersifat temporer. Sehingga, kesuksesan tersebut bergantung pada kreatifitas kita dalam memandang, mempersepsikan dan mengeksekusi layanan-layanan riset, konsultasi dan pelatihan.

Internet Era

Di atas tahun 2010, kreatifitas yang saya sebutkan diatas ditantang lagi oleh medium yang namanya internet. Sejak internet semakin menjadi-jadi, semua informasi ada di dalamnya. Dengan kecanggihan dan perkembangan robot Google dalam menyajikan hasil pencarian, hampir semua (saya belum berani bilang “semua”, ya) ilmu pengetahuan ada di internet. Konsekuensinya, kliennya para konsultan bertambah pintar dibanding sebelumnya. Dengan kata kunci (keyword) dan kecenderungan (intention) yang tepat, klien akan menemukan wawasan (insight) yang mereka cari.

Berakhir di kantor konsultan sebagai penyedia layanan. Jasa konsultasi, sebagai layanan “meminjamkan otak” untuk berpikir, tidak lagi semudah dahulu dalam menghantarkan layanannya. Sederhananya, klien telah mengambil kesimpulan bahwa tidak semua proses berpikir perlu dialihdayakan (be outsourced) kepada konsultan.

Technical Documentation

Dahulu, dokumen teknis semisal “User Guide” atau “Manual Guide” sangat berpusat pada pengguna (user-centric). Term ini analog dengan konsep customer-centric (berpusat pada pelanggan) yang digaungkan para konsultan, khususnya konsultan pemasaran. Yang menarik pada saat itu adalah, pengguna adalah mereka yang memiliki literasi pemrograman atau literasi teknikal di atas rata-rata. Sebab, aplikasi digital masih banyak digunakan oleh mereka yang menjalankan fungsi-fungsi bisnis di perusahaan. Akuntansi, rantai suplai, dan lain sebagainya. Jadi, Manual/Guide yang dibuat masih sangat teknikal. Untung bagi saya, tatkala saya bergabung dengan sebuah IT company, saya tidak lagi bersentuhan dengan detil-detil yang sangat kental kerekayasaannya ini.

Manual/Guide yang sangat teknis tidak mungkin diberikan kepada dan digunakan oleh masyarakat umum seperti sekarang ini yang sudah sangat familiar dengan mobile application dari iOS/Android, seperti aplikasi Tokopedia, Bukalapak, Traveloka, dan Go-Jek.

Keberadaan para perusahaan unicorn tersebut lha dan ribuan perusahaan rintisan (start-up) lainnya, yang mulai menggeser dan menspesifikasi bidang dokumentasi teknis menjadi hanya pada pengoperasi-pengguna (user-operator) dengan suatu bidang yang kini kita sebut UX (user experience). Topik ini bisa kita bahas lain kali ya.

Being Editor

Alih-alih menjadi penulis dokumen-dokumen teknis tersebut, saya menjadi penyunting. Tidak hanya menyeragamkan penggunaan bahasanya, namun saya juga menyusun topik-topik yang wajib ada di setiap jenis dokumen. Mengingat dokumennya sendiri sangat beragam, mulai dari dokumen yang memetakan kebutuhan klien, dokumen yang menspesifikasi aspek-aspek teknis dari aplikasi yang akan dihantarkan, dokumen perencanaan proyek, dokumen-dokumen penunjang keberjalanan proyek, dan sebagainya.

Sebagai yang pernah belajar di kampus teknik, ternyata masa mendayagunakan kembali logika-logika sains dan rekayasa telah datang kembali pada diri saya. Tentu tidak sepenuhnya sama, karena dulu saya lebih banyak belajar material dari sisi saintifiknya, bukan dari sisi kerekayasaannya. Namun demikian, saya bergabung dengan nyaris tanpa cacat (seamless). Mungkin karena saya sedikit teknikal tapi mengerti bahasa. Atau banyak paham tentang bahasa (dan penulisan), tapi bisa nyambung kalau bicara teknikal.

BACA JUGA: Anxiety of Technical Writer.