Di kantor lama, progress rasanya lambat sekali berjalan. Review dan approval seringkali menghambat. Habisnya, kami semua bekerja dengan email. Kerjakan dulu, nanti di-email. Tunggu review, lalu kerjakan lagi. Kalau gak ada review lagi, berarti tinggal tunggu approval.
Berarti kan minimal ada tiga kali kirim email, tho? Belum termasuk si attachment yang harus diberi nama berbeda. Karena memang di-Save As dengan nama berbeda. namaclient-jenisdokumen-versi0.1 , namaclient-jenisdokumen-versi1.0 , namaclient-jenisdokument-finaltapieditpertama, dan seterusnya.
Salah satu yang menghambat adalah reviewer, approver, dan editornya harus menunggu selesai. Tidak bisa dia kerjakan bersamaan dengan dokumen-dokumen yang lain. Padahal, dia juga bekerja dengan beberapa analyst yang lain seperti saya ini.
Katanya sih, kalau mau cepat, pergi/kerjakan sendiri aja. If you want to go fast, go alone. Tapi jadi pikir-pikir juga, yah. Kuat berapa tahun mau seperti itu? Mending juga kerjakan bareng-bareng. If you want to go far, go together.
Jadi kaitan dengan judul di atas adalah, penggunaan Microsoft (Ms) Word, Excel, PowerPoint sudah jadoel BGT. Sekarang mah, mending pakai Google Drive aja. Itu lho, yang ada Google Docs/Sheet/Slides sebagai tools untuk melakukan online collaborative documentation.
Instead of terpaku pada satu dokumen saja, dan cenderung tertunda sama si atasan. Lebih baik pakai yang semacam ini. Beberapa dokumen bisa selesai dalam tempo yang lebih cepat.
Salah satu alasan mengapa concurrent collaboration memang sudah zaman now banget, adalah karena pesertanya adalah para milennial. You know, milennial lebih ambisius daripada generasi sebelumnya. Yakni masalah pekerjaan, lebih ingin menyelesaikan banyak hal dalam tempo yang lebih cepat.
Bersyukurnya, para milennials memang dianugerahi kelebihan tersebut. Terutama adalah kebiasaan multitasking-nya. Di sisi lain, milennial gak terlalu cocok dengan struktur yang terlalu vertikal yang hierarkis banget.
Jadi, instead of dibuat layer yang terlalu banyak (yang masing-masing jadi menganggur (idle) kalau harus menanti yang fase sebelumnya beres duluan), lebih baik dibuat tiga layer saja. Dalam hal dokumentasi, misalnya adalah ada yang menulis, ada yang mengedit, ada yang menyetujui (approval).
Dari sisi aplikasi digitalnya, ini terbukti mempengaruhi banget. Setelah beberapa tahun menggunakan Google Drive, lalu untuk suatu dokumen terpaksa harus memakai Ms Word lagi, terbukti kami kembali kelimpungan.
Bisa dikatakan, karakter si milennial dan Google Drive ini sudah klop banget. Satu melengkapi yang lainnya. Memang sudah ditakdirkan untuk bersama dalam generasinya di zaman now ini.
GD yang mengoptimalkan komputasi awan (cloud computing) ini, mengizinkan kita untuk mengakses file(s) tersebut lewat beberapa device. Jadi habis mengerjakan di komputer kantor, dengan mudah kita mengerjakannya kembali lewat smartphone kita sembari pulang ke rumah dengan KRL atau MRT.
Kemudahan akses dari beberapa aplikasi berbeda juga memberikan keamanan tersendiri. Contohnya, kita tidak perlu panic ketika laptop sedang rusak atau terjadinya peristiwa sejenis.
As you know, shared-file yang sama bisa kita buka lewat smartphone. Tinggal masuk ke drive-nya google kita. Cari dan klik untuk masuk ke shared file tersebut.
Document collaboration tools:
- Increase productivity
- Reduce (unnecessary) office politics
- Decrease city-commuting
- Faster execution of ideas
- Make
business process more efficient - In streamlining workflows.
If you’re familiar with Microsoft Word, Google Docs will feel familiar to you. It has a top bar filled with all of your editing and formating buttons that you’re familiar with.
Google Docs has collaboration built-in, making it easy for your team or clients to collaborate. Once you create a document it’s easy to
You can work on a document with your teammates simultaneously over the cloud, give them access to edit or make it as a ‘view only’ doc, and leave comments in real-time.
Belum semua orang siap berperan sebagai atasan dengan para bawahan yang tidak dia lihat langsung –sebagaimana yang terjadi dengan remote working. Mindset-nya perlu digeser menjadi serba deliverables. Apa yang harus dibuat, dan kapan paling lambat diterima.
Confluence from Atlassian. Untuk knowledge management. Jadi kalau ada member/employee yang baru, tidak sulit untuk belajar dan beradaptasi dengan perkembangan kantor. Terutama, soal teknologi yang digunakan. Karena balik lagi ke generasi milennial yang langgas, cepat sekali berpindah company.
In Confluence, you create
