Cara Menulis Proposal Proyek

Bikin proposal proyek itu gampang-gampang susah. Ada dua faktor yang harus diantisipasi: customisation factor dan customer intimacy factor yang perlu kita ukur dan nilai sebelum memutuskan mau mengejar proyek tersebut atau tidak.

Yang tidak saya bahas dalam artikel ini adalah proposal untuk mendatangkan investasi. Artikel ini juga tidak membahas rencana bisnis (business plan).

Alhamdulillah, selama 7 (tujuh) tahun berkarir, selalu kebagian yang namanya membuat proposal proyek. Saya coba tuangkan dalam post ini, bukan berarti saya dan tim selalu sukses memenangkan proyek. Setidaknya, saya bisa berbagi di mana saja “lubang-lubang” yang harus diwaspadai. Meskipun, setelah semua ranjau-ranjau darat berhasil dihindari dan kita sampai di tujuan (baca: semua usaha sudah dilakukan), mungkin saja proyek tersebut bukan rejeki kita. Hehe.

Namanya takdir kan gak bisa dilawan, ya. Kita fokus saja dengan apa yang berada dalam kendali kita.

Ok, kita mulai. Premis awalnya adalah proposal yang mendatangkan bisnis itu gampang-gampang susah.

Gampang karena, ada saja contoh proposal yang bisa ditiru. Dan semakin kita bergelut di suatu bidang produk atau jasa, maka wujudnya proposal akan semakin begitu-gitu saja. Misalnya, proyek kontraktor bangunan, struktur proposalnya cenderung kaku. Atau proyek sistem informasi. Isinya kurang lebih akan sama dari waktu ke waktu.

Namun demikian, proposal yang menjual tidak mudah juga. Namanya proyek ya, cenderung customized ‘kan. Alias, proyek yang satu tidak benar-benar sama dengan proyek-proyek sebelumnya. Ada saja spesifikasi produk yang tidak sama, menyebabkan harga yang ditawarkan menjadi berbeda. Atau produk yang persis sama, namun karena calon klien yang meminta ternyata berbeda industri dengan yang sebelumnya, maka produk dan harganya menjadi tidak sama lagi.

BACA JUGA:  Jangan Fokus

Singkat cerita, di awal penyusunan proposal proyek akan terasa gampang. Mendekati deadline penyerahan proposal, semakin terasa kesulitan dalam detil-detil yang perlu kita konfirmasikan kembali ke calon klien, atau harus kita pikirkan masak-masak. Baik spesifikasi maupun harga. Belum termasuk skenario-skenario yang perlu kita perjelas dan deskripsikan lebih lanjut. Sehingga transparan bagi kedua pihak.

Customisation

Kustomisasi ini terbagi dalam tiga hal. Product/Service Management, Delivery Management dan Cash Management. Yang pertama meliputi produk/layanan itu sendiri. Terutama adalah kesesuaian/ketepatan dengan kebutuhan (requirement) dari klien. Ini teknis banget lha ya, sesuai bidang bisnis masing-masing. Tentu anda lebih memahami daripada saya.

Yang kedua menyangkut ekspektasi dan keterpenuhan dari apa yang kita janjikan. Yaitu, how to deliver the product/service and related documentation. Kerapihan dan keteraturan administrasi (termasuk dokumentasi) yang menjadi kunci di sini. Kapan presentasi, apa yang dipresentasikan, dokumen teknis apa yang harus dilengkapi, bagaimana dengan laporan kemajuan (progress report), meeting apa yang harus ada, dan seterusnya.

Ketiga, soal keuangan. Ini ada kaitannya dengan pertama dan kedua. Mana keuangan yang kita harus mendanainya terlebih dahulu, apa yang bisa dilakukan dengan uang muka dari klien, bagaimana cara menekan biaya material/teknologi/proses tanpa mengurangi kualitas yang sudah ditetapkan di requirement, dan lain sebagainya. Mengapa demikian? Simply karena project-based business (terutama yang di-tender-kan) itu omzetnya sudah ketahuan di depan (dan tidak ada invoice tambahan). Kalau proyek non tender, kita sendiri harus pintar pasang harga karena (bisa jadi) cost-nya tidak fleksibel-fleksibel banget.

Seni main proyek adalah merancang biaya produksi serendah-rendahnya sejak awal.

Tidak mahir main proyek bisa menyebabkan rugi, nombok, bahkan bangkrut.

Jam terbang tentu mempengaruhi kemampuan tersebut, ya. Penguasaan proses/teknologi/material ikut menentukan “how low can you go with the cost“.

BACA JUGA:  4 Masalah Pemasaran Usaha Kecil

Customer Intimacy

Kesuksesan proyek kita akan ditentukan oleh hubungan kita dengan klien/pelanggan. Kenali dulu pelanggan kita ini: hard/easy customer? Seberapa dalam “kantong”-nya? Kalau kita sukses di proyek ini, seberapa mungkin kita dapat proyek lain dari mereka (langsung maupun tidak langsung)? Kerjasama tim kita dengan tim mereka akan “semanis” apa?

Meskipun kita sedang membahas bisnis berbasis proyek, namun tetap saja keberhasilannya tergantung dari manusianya juga. Karena manusia yang membelinya, dan manusia juga yang akan menggunakannya. Jadi hubungan antar manusia ini harus bisa kita berikan observasi/penilaian sejak awal.

Conclusion

All in all, kesimpulan core of the core-nya adalah tetapkan di “medan juang” mana kita ingin bertarung. How worth it or profit a project seharusnya sudah bisa diprediksi dan ketahuan bahkan sejak proposalnya ditulis.

Setengah bercanda: cara meningkatkan persentase kemenangan proposal yang diserahkan kepada klien adalah dengan mengurangi pengumpulan proposal itu sendiri. Dark jokes for me, but it is really true.

Bagaimana caranya? Sudah dibahas di atas: Customization and Customer Intimacy.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *