Concurrent Collaboration

Lagi mau tulis soal ini karena kerasa banget produktifitas jadi naik. Terutama berkat aplikasi di Google Drive.

Di kantor lama, progress rasanya lambat sekali berjalan. Review dan approval seringkali menghambat. Habisnya, kami semua bekerja dengan email. Kerjakan dulu, nanti di-email. Tunggu review, lalu kerjakan lagi. Kalau gak ada review lagi, berarti tinggal tunggu approval.

Berarti kan minimal ada tiga kali kirim email, tho? Belum termasuk si attachment yang harus diberi nama berbeda. Karena memang di-Save As dengan nama berbeda. namaclient-jenisdokumen-versi0.1 , namaclient-jenisdokumen-versi1.0 , namaclient-jenisdokument-finaltapieditpertama, dan seterusnya.

Salah satu yang menghambat adalah reviewer, approver, dan editornya harus menunggu selesai. Tidak bisa dia kerjakan bersamaan dengan dokumen-dokumen yang lain. Padahal, dia juga bekerja dengan beberapa analyst yang lain seperti saya ini.

Katanya sih, kalau mau cepat, pergi/kerjakan sendiri aja. If you want to go fast, go alone. Tapi jadi pikir-pikir juga, yah. Kuat berapa tahun mau seperti itu? Mending juga kerjakan bareng-bareng. If you want to go far, go together.

Jadi kaitan dengan judul di atas adalah, penggunaan Microsoft (Ms) Word, Excel, PowerPoint sudah jadoel BGT. Sekarang mah, mending pakai Google Drive aja. Itu lho, yang ada Google Docs/Sheet/Slides sebagai tools untuk melakukan online collaborative documentation.

Instead of terpaku pada satu dokumen saja, dan cenderung tertunda sama si atasan. Lebih baik pakai yang semacam ini. Beberapa dokumen bisa selesai dalam tempo yang lebih cepat.

Salah satu alasan mengapa concurrent collaboration memang sudah zaman now banget, adalah karena pesertanya adalah para milennial. You know, milennial lebih ambisius daripada generasi sebelumnya. Yakni masalah pekerjaan, lebih ingin menyelesaikan banyak hal dalam tempo yang lebih cepat.

Bersyukurnya, para milennials memang dianugerahi kelebihan tersebut. Terutama adalah kebiasaan multitasking-nya. Di sisi lain, milennial gak terlalu cocok dengan struktur yang terlalu vertikal yang hierarkis banget.

Jadi, instead of dibuat layer yang terlalu banyak (yang masing-masing jadi menganggur (idle) kalau harus menanti yang fase sebelumnya beres duluan), lebih baik dibuat tiga layer saja. Dalam hal dokumentasi, misalnya adalah ada yang menulis, ada yang mengedit, ada yang menyetujui (approval).

Dari sisi aplikasi digitalnya, ini terbukti mempengaruhi banget. Setelah beberapa tahun menggunakan Google Drive, lalu untuk suatu dokumen terpaksa harus memakai Ms Word lagi, terbukti kami kembali kelimpungan.

Bisa dikatakan, karakter si milennial dan Google Drive ini sudah klop banget. Satu melengkapi yang lainnya. Memang sudah ditakdirkan untuk bersama dalam generasinya di zaman now ini.

GD yang mengoptimalkan komputasi awan (cloud computing) ini, mengizinkan kita untuk mengakses file(s) tersebut lewat beberapa device. Jadi habis mengerjakan di komputer kantor, dengan mudah kita mengerjakannya kembali lewat smartphone kita sembari pulang ke rumah dengan KRL atau MRT.

Kemudahan akses dari beberapa aplikasi berbeda juga memberikan keamanan tersendiri. Contohnya, kita tidak perlu panic ketika laptop sedang rusak atau terjadinya peristiwa sejenis.

As you know, shared-file yang sama bisa kita buka lewat smartphone. Tinggal masuk ke drive-nya google kita. Cari dan klik untuk masuk ke shared file tersebut.

Document collaboration tools:

  • Increase productivity
  • Reduce (unnecessary) office politics
  • Decrease city-commuting
  • Faster execution of ideas
  • Make business process more efficient
  • In streamlining workflows.

If you’re familiar with Microsoft Word, Google Docs will feel familiar to you. It has a top bar filled with all of your editing and formating buttons that you’re familiar with.

Google Docs has collaboration built-in, making it easy for your team or clients to collaborate. Once you create a document it’s easy to sharing it with others via shareable link. Gak perlu lagi buka email untuk upload-download file.

You can work on a document with your teammates simultaneously over the cloud, give them access to edit or make it as a ‘view only’ doc, and leave comments in real-time.

Belum semua orang siap berperan sebagai atasan dengan para bawahan yang tidak dia lihat langsung –sebagaimana yang terjadi dengan remote working. Mindset-nya perlu digeser menjadi serba deliverables. Apa yang harus dibuat, dan kapan paling lambat diterima.

Confluence from Atlassian. Untuk knowledge management. Jadi kalau ada member/employee yang baru, tidak sulit untuk belajar dan beradaptasi dengan perkembangan kantor. Terutama, soal teknologi yang digunakan. Karena balik lagi ke generasi milennial yang langgas, cepat sekali berpindah company.

In Confluence, you create with pages and blog posts. Just like other documents you’ve used, you can fill pages and blog posts with text and tables, and format them to look pretty, funny, or professional.

Insomnia

Pertemuan dengan seorang teman menginspirasi kisah fiksi ini.

Sudah lama ku tidak berjumpa dengannya. Mungkin ada empat tahun. Belum pula dia duduk, sudah kulihat kelopak matanya menghitam.

Berdiri ku menyambutnya. Kusalami tangannya. Dia duduk. Tanpa basa-basi pada pelayan, sekedar bertanya menu apa paling favorit di kafe yg baru buka ini, dia langsung menyambar, “espresso ya. Single origin”.

Kutanya kabar. Katanya baik saja. Tidak pernah sebaik ini, bahkan. Aku tersenyum. Kuikut senang. Kalo itu memang benar.

Belum kulanjutkan, dia menyerocos. Kangen pula rupanya dia. Terutama di masa-masa kami menghabiskan kopi dan rokok hingga pagi di loteng kontrakan. Sebelum skripsi dan kewajiban lainnya memaksa kami menghentikan kebiasaan buruk itu.

Sekali waktu, beberapa semester setelah ku lulus dan bekerja di luar kota, kudengar ada juniorku yang menanyakan keberadaan. “Sudah lama tidak masuk”, katanya. “Dekan ingin menagih kelulusannya. Seperti yang dijanjikan terakhir kali.”

Tak kaget ku mendengarnya. Orang kalau kebanyakan begadang memang tak jelas akal pikirannya. Berjanji tapi tak sadar pada apa dia berkomitmen. Ingatannya pun pendek. Payah. Dia bahkan bisa lupa setengah jam lalu bicara apa.

No comment. Sudah waktunya mengurus diri sendiri. Selamatkan diri masing-masing. Toh aku punya utang pekerjaan pada pemberi beasiswaku. Belum lagi ortu di rumah sakit-sakitan. Ku harus membiayai mereka.

Bukan tak mau berempati. Tapi nanti dulu. Beri aku waktu. Empat-lima tahun lagi boleh lha kita bertemu lagi. Jawabku kala dia mengajak bertemu di kafe baru di bukit sebelah utara.

Dan sekarang ini yang terjadi.

Kantung matanya menghitam. Apa iya lebih hitam daripada dulu, demikian pikirku. Apa yang dia kerjakan sekarang?

“Hahaha. Aku tahu kau mau menceramahiku. Minimal kau akan bertanya, sibuk apa sekarang? ”

Aku ya tidak kaget. Mungkin dia benar 90%. Kalau bukan itu, palingan kutanya soal kopi single origin apa yang baru dia coba.

Tanpa babibu, dia nyerocos tanpa henti ibarat kereta. Yang baru bisa berhenti tatkala tuas remnya ditarik jauh sekilometer sebelumnya.

Dia memulai ceritanya dengan “aku sekarang bahagia. Punya pekerjaan. Begitu bahagia sampai aku kerja lupa waktu. Datang pagi, tahu-tahu sudah malam saja. Benar kata dosen psikologi positif kita itu, kalau sudah flow, lupa berhenti”.

Sebenarnya bukan dosen kami itu yang mengemukakan thesisnya. Beliau mengutip saja dari Mikhaly Cziktsenmihaly.

Tanpa kupotong, dia melanjutkan, “Aku kalau sudah kerja, sampai penasaran. Kuikuti rasa ingin tahu itu bahkan sampai tengah malam. Gak sekali, aku sampai gak tidur hingga pagi untuk menemukan algoritma yang tepat untuk program yang kubuat”.

Pantas dia sedikit kacau, dulu. Rupanya dia tak pernah senang dengan kuliah kami. Aku sedikit bersyukur, mudah-mudahan memang ini titik terang dalam hidupnya.

Dia melanjutkan, “Tapi dua-tiga tahun kujalani itu setelah lulus, eh badanku memburuk, tahu! “

Eh kau ingat tidak. Setelah kau selesai sidang, kau langsung kabur bersama perusahaan itu. Tak ingat lagi kau padaku, hah?! Bahkan kuundang datang ke wisudaku pun kau tak membalas. Hahahaha.

Aku ingat dan mengiyakan masa-masa itu. Baru bergabung dengan perusahaan sawit kan. Aku ditempatkan di kalimantan. Jam kerja seperti biasa. Tapi tidak ada rooster. Simpel. Kami bukan pegawai tambang batubara.

Dia melanjutkan, “SGOT-SGPT ku memprihatinkan, kata dokter. Aku kurang tidur, katanya. Jadilah aku harus minum obat tidur. Tidak nyaman rasanya, tapi mungkin itu yang terbaik. Sekarang aku bergantung sekali dengan obat tidur. Kalau gak minum itu, rasanya kepala mau pecah, jantung mau keluar dari dada”.

Masih kuingat jelas percakapan -percakapan barusan. Berikut cerita-cerita lama yang menyertainya. Untungnya, kafe sudah mau tutup. Memang, tidak sampai hati para pramusaji mengusir kami dengan lisannya. Namun, mereka memberi tanda-tanda. WiFi yang dimatikan, lampu-lampu dipadamkan. Bahkan sampai kursi-kursi diangkat ke atas meja kami pun belum menghiraukan. Sebagai pengidam insomnia yang lebih parah, mungkin dia masih kuat lanjut sampai pagi.

Tapi tidak, tidak denganku. Alhamdulillah tidak seburuk itu insomnia-ku. Buktinya, aku masih sadar diri. Dan daripada terjebak ke kafe 24 jam yang mungkin jadi persinggahan kami berikutnya, kuputuskan untuk stop saja. Anak istri menunggu di rumah.

Auto bubar lah kami kemudian

The secret recipe of being successful introvert

Nothing’s new. Sudah banyak artikel, jurnal, buku yang membahas seputar introvert. Kalau mau versi pendek, silakan baca post ini saja. One part talk about how we should behave to our self. Another part show how to extract the best from extrovert.

Kadang-kadang, blogger nge-blog karena ingin eksis. Ya, gak? Jadi latah aja mengikuti topik yang lagi trending. Berharap bisa menunggangi ke-viral-annya. Haha.

Padahal, beberapa orang (spesifiknya blogger) sudah merencanakan dan mempersiapkan topik-topik tertentu untuk di-post. Sudah diriset segala. Draft juga sudah dibikin. Tapi enggak jadi published, simply karena too personal. Won’t too viral. Haha. Bisa jadi itu saya doang. Mungkin memang saya sedang halu.

Anyway, being popular is not that comfortable for the introverts. Yeah, bukan gimana-gimana. Mungkin belum biasa saja. Atau, bagi introvert yang sudah biasa, jelas mereka sudah mengalokasikan waktu untuk menyendiri lagi, alias “masuk ke dalam gua; ruang privatnya”. Artis-artis yang populer itu, tentu banyak juga yang beneran seniman dan aslinya introvert.

Soal demikian itu, sudah jadi karakter, ya. Artinya, itulah kelebihan sekaligus kekurangannya para introvert. Kelebihan; karena di tengah-tengah semedinya itu, di sanalah power-nya terkumpul. Inspirasinya datang. Kreatifitasnya malah muncul. Di sisi lain, jadi kekurangan karena dunia saat ini kelewat menuntut ekstrovert dengan level tinggi (high-level extrovert).

That’s why beberapa orang malah tidak nyaman dengan social media. Lihat tuh, post IG-nya sedikit (eh ternyata lebih suka main story; kan dalam 24 jam hilang ditelan bumi). Follower-nya berapa sih; sedikit doang. Gitu lha kalo saya diibaratkan orang lain tipe extrovert yang menggunjing si introvert. Padahal punya followers banyak kan capek juga ya. Mesti menuntut perhatian lebih dari kitany. Ya, padahal socmed adalah sarana marketing-branding-selling diri, lho. Ok, ini mulai out-of-topic.

Tante Susan Cain di bukunya “Quiet” sendiri menyatakan hal yang sama. Haha. Sebenarnya saya mengutip dari beliau, sih. Bahwasanya dunia yang sudah kelewat extrovert ini akhirnya kelewat berkehendak akan popularitas: kamu kudu populer, harus kekinian, update socmed, bisa bicara beberapa bahasa (ngapak, planet bekasi, kota jaksel, and so on, and so on). Kalo loe gak memenuhi kriteria itu, maka loe gak gawl, atau apalah semacamnya.

Padahal ya, dunia harus memberi ruang pada mereka-mereka yang introvert dan pada pekerjaan-pekerjaan yang introvert. Banyak lho, pekerjaan yang butuh ketelitian, keheningan, kecermatan, deep thinking, etc. Contohnya: Developer, writer, designer, accountant, pengrajin, dsb. Mereka ini gak butuh popularitas. But believe me, the world needs their work. Karena merekalah yang dengan their emphaty and curiosity berkarya: merancang produk yang digunakan oleh banyak orang. Note: tanpa bermaksud menjelekkan, para developer itu akrab dalam tim kecil dan temannya di luaran relatif tidak banyak.

Lihat Jony Ive, dari Apple, yang selalu bertanya-tanya, mengapa (desainnya) begini, mengapa harus begitu, what will they think when facing this product, would this product transform their lives, and so on, and so on.

Because, as technical writer, saya juga begitu. Oiya, aku mengakui bahwa saya adalah seorang introvert. I do spend my time to read more and analyse further how to improve my writing and increase reader experience. Saya merenungkan dan berkontemplasi, apakah dokumen teknis ini cukup sederhana untuk dipahami oleh para user? Apakah saya menyampaikan informasi teknis ini dengan benar? Akankah mereka terganggu dengan tebal/banyaknya dokumen ini, lalu bisakah saya menyusunnya seringkas mungkin?

Ekstrovert

Dari perspektif yang lain, keterampilan public speaking adalah salah satu keterampilan yang semakin diperlukan. Tidak usah malu. Justru harus dilatih. Dan sebagai peserta latihan, introvert lha jagonya. Makin tahu di mana kelemahannya, dan bagaimana cara memperbaikinya.

Being salesman tidak harus ekstrovert dan pandai bergaul, lho. Dalam pengalaman saya berjualan proyek, keterampilan paling utama justru adalah mendengar dan berempati. Karena pembeli ingin membeli dari seorang teman yang mereka percayai (trusted). Bukan belanja dari seorang penjual yang bicara berbusa-busa yang memaksa banget closing-nya demi mengejar target semata.

Oke, introvert tidak suka pesta. Ekstrovert lha yang menyukainya. Namun demikian; pesta, arisan, reunian, kumpul keluarga, dan sejenisnya bukan lagi sesuatu yang buruk dan harus dihindari. Cukup lakukan yang harus dikerjakan: (1) make sure you have introduce yourself –kalau memang kesempatannya ada– dan (2) cukup ngobrol intense aja dengan orang-orang yang posisinya terdekat denganmu. Kamu tidak harus menjadi bintang –di mana kamu bicara paling banyak dan menjadi yang paling dikenal– di acara kumpul-kumpul tersebut.

Akhir kata, introvert vs ekstrovert ini bukan untuk dibanding-bandingkan. Bukan juga sekedar diketahui dan diamalkan. Melainkan, menurut saya, kelebihan sisi yang sebelah sana (yakni ekstrovert) juga harus kita pelajari dan kuasai.

Chelsea juara lagi dan teknik-teknik mengelola tim dalam institusi

Chelsea juara lagi. Hampir setiap tahun juara. Pelajaran apa yang bisa diambil dari bagaimana Chelsea mengelola timnya? Saya ulas sedikit dalam post kali ini.

Chelsea juara lagi. Di UEFA Europe League (UEL) edisi 2018/2019. Tahun lalu, juara FA Cup 2017/18. Tahun sebelumnya juara English Premier League (EPL) 2016/17. Dan masih ada juara-juara di tahun-tahun sebelumnya lagi. All-in-all, Chelsea adalah klub EPL yang paling banyak gelarnya di milenium baru (sejak tahun 2000).

Mengapa Chelsea bisa demikian sukses dalam hal prestasi olahraga (keuangannya sehat, meski bukan yang omzetnya paling besar.)?

Satu-satunya jawaban adalah perihal pengelolaan tim mereka. Bukan sekedar portfolio seimbang posisi pemain (komposisi pemain menyerang dan bertahan), variabilitas usia (yang muda lebih enerjik, yang tua lebih berpengalaman), melainkan culture yang dibangun dan dipertahankan. Kenapa harus culture? Because Culture Trumps Strategy, Every Time.

As you all know, pemain datang dan pergi di klub sepakbola. Pemain mulai menua –biasanya di atas 30 tahun– mulai menurunlah physicality-nya. Termasuk endurance, speed, agility dan beberapa aspek fisik lainnya. Sooner or later, mereka harus diganti dengan yang lebih muda. Sumber peremajaan tim ada dua: bisa dari akademi klub atau beli jadi.

Nurturing Talent

Tidak heran kan semua tim besar di lima besar liga eropa punya akademi klub. Mungkin ada faktor kewajiban ya, dari pengelola liga. Yang jelas, itu adalah salah satu sumber talenta juga –di samping sumber penghasilan dari usaha Sekolah Sepak Bola (SSB).

Sekedar statistik: pada masa jayanya, sekitar pertengahan 90-an sampai tengah 2000-an, rerata usia tim inti AC Milan adalah 28 tahun. Tidak tua, tapi berpengalaman.

Kalau kita ngomongin Chelsea, pemain-pemain dari akademi yang sudah waktunya rutin main di tim utama adalah: Ethan Ampadu, Tammy Abraham, James Reece, dan beberapa calon lainnya. Loftus-Cheek dan Hudson-Odoi kan udah mulai reguler mainnya ya.

Di MU-nya Sir Alex, story yang gak pernah habis dikupas adalah soal “Class of 92“-nya yang terdiri dari Ryan Giggs, Paul Scholes, David Beckham, Nicky Butt dan Neville bersaudara. Giggs dan Scholes bahkan pensiun di MU — hanya satu klub sepanjang karir bermain.

Talent Acquisition

Yang kedua tadi, kita bisa beri istilah: strategic talent acquisition. Sifatnya penting dan mendesak. Oleh sebab itu, harus sediakan budget besar. Karena yang dituntut dari pemain yang bersangkutan adalah hasil yang instant. Dan budget besar tersebut tidak untuk banyak posisi sekaligus. Melainkan hanya 1-2 orang saja. Makanya disebut stratejik.

Bicara strategic acquisition, adalah Michael Pulisic. Timing-nya pas. Karena sooner or later, Willian dan Pedro as winger akan pensiun. Apalagi Hazard juga beneran akan pergi. Lagian si Michael juga dari Amerika Serikat (AS). Lumayan lha untuk menambah pundi-pundi omzet dari jualan kaos di Amrik sono. Belum lama ini juga Chelsea baru event pertandingan persahabatan di sana kan.

Dalam kasus Sir Alex di tahun 1992, strategic talent aquisition yang beliau lakukan adalah menghadirkan Eric Cantona dari Leeds United pasca mengidentifikasi itulah “lubang” yang harus ditambal olehnya. Tidak hanya itu, akuisisi pemuda 18 tahun dalam wujud Wayne Rooney dan Cristiano Ronaldo adalah dua contoh lainnya.

Leadership

Nah, di sisi lain. Ada aspek team work, culture, dan leadership yang harus dipertahankan dalam tim. Pemain yang menokoh, kemudian dipertahankan, ya itulah alasannya. Contoh: Bambang Pamungkas di Persija, Fransesco Totti di AS Roma, Carragher di Liverpool. Kalau Chelsea, ya John Terry (dan arguably Frank Lampard), misalnya.

Yang kekinian adalah Gary Cahill dan suksesornya, Azpilicueta. Nama yang terakhir saya sebut, memang memberi teladan juga untuk tim secara keseluruhan. Sebab rasa hormatnya tetap ada pada sang Kapten (musim lalu) yang memang kehilangan waktu bermain regulernya. Disadari atau tidak, yang begini penting dan memang dijadikan contoh/teladan bagi anggota tim yang lain.

Performance Standard

Ada standard minimal proses dan hasil yang harus dipertahankan.

Kalau di Chelsea, salah satunya adalah ukuran juara. Gak juara bisa dipecat. Yang sudah berhasil memberi gelar sekalipun bisa saja dipecat (case: UCL-nya Roberto di Matteo dan UEL-nya Rafa Benitez).

Salah satu faktornya kinerja ini adalah siapa pelatih. Bukan sekedar peracik taktik (siapa aja yang main, dengan formasi apa), tetapi juga pelatih as motivator. Karena dengan motivasi yang tinggi hasil dicambuk-cambuk, para pemain juga akan memberikan high performance.

Pada masa Beckham dan Roy Keane malah memberi pengaruh buruk ke tim –David disebut lebih memilih jadi selebriti daripada pemain bola, Roy mulai mengkritik pelatih–, Sir Alex mempersilahkan keduanya pergi dari Old Trafford.

Salah satu “satpam” yang mengamankan dan mencambuk urusan kinerja ini memang si pelatih. The problem with Manchester United in last 6-7 years is budayanya soal performance belum setegak pas jamannya Sir Alex Ferguson. Yaitu, melempem saat Marcos Alonso (Chelsea) menyamakan kedudukan. Seri dan kalah dari dua tim yang pasti degradasi (salah satunya Huddersfield).

Kinerja Tinggi juga didorong dari masuk-keluar pemain dan kontrak-kontrak mereka. Sadar mereka gak selamanya di klub (dan bisa dilepas ke klub lain), wajar donk mereka berupaya maksimal.

Satu lagi adalah, budaya. Ini agak susah dijelaskan. Datangnya dari pelatih dan pemain-pemain yang jadi backbone-nya tim. Tapi terasa banget deh, kalau kita berusaha peka. Tanpa perlu deskripsi macam-macam, cek deh quote-nya Petr Cech sebelum final UEL 2019 ini.

Beberapa Kesimpulan, wabil khusus dikaitkan dengan komposisi tim/karyawan di perusahaan:

  • Kalau ingin sukses berkelanjutan, penting lho punya rencana suksesi. Sehingga talenta-talenta muda bisa menjadi pimpinan perusahaan di masa datang.
  • Ada masa di mana, bajak-membajak memang wajib dilakukan. Demi dapat insight dan strategi baru, moral booster for existing team, dan seterusnya.
  • Untuk mendapatkan proses dan hasil terbaik dari tim, sangat krusial untuk mengelola mereka (sebagai tim dan individu) lewat program performance management yang memberikan mereka motivasi berkarya. Meski demikian, tetap ada semangat kolektif yang harus dijaga dan dipertahankan.

Reference: