Cara Menulis Proposal Proyek

Bikin proposal proyek itu gampang-gampang susah. Ada dua faktor yang harus diantisipasi: customisation factor dan customer intimacy factor yang perlu kita ukur dan nilai sebelum memutuskan mau mengejar proyek tersebut atau tidak.

Yang tidak saya bahas dalam artikel ini adalah proposal untuk mendatangkan investasi. Artikel ini juga tidak membahas rencana bisnis (business plan).

Alhamdulillah, selama 7 (tujuh) tahun berkarir, selalu kebagian yang namanya membuat proposal proyek. Saya coba tuangkan dalam post ini, bukan berarti saya dan tim selalu sukses memenangkan proyek. Setidaknya, saya bisa berbagi di mana saja “lubang-lubang” yang harus diwaspadai. Meskipun, setelah semua ranjau-ranjau darat berhasil dihindari dan kita sampai di tujuan (baca: semua usaha sudah dilakukan), mungkin saja proyek tersebut bukan rejeki kita. Hehe.

Namanya takdir kan gak bisa dilawan, ya. Kita fokus saja dengan apa yang berada dalam kendali kita.

Ok, kita mulai. Premis awalnya adalah proposal yang mendatangkan bisnis itu gampang-gampang susah.

Gampang karena, ada saja contoh proposal yang bisa ditiru. Dan semakin kita bergelut di suatu bidang produk atau jasa, maka wujudnya proposal akan semakin begitu-gitu saja. Misalnya, proyek kontraktor bangunan, struktur proposalnya cenderung kaku. Atau proyek sistem informasi. Isinya kurang lebih akan sama dari waktu ke waktu.

Namun demikian, proposal yang menjual tidak mudah juga. Namanya proyek ya, cenderung customized ‘kan. Alias, proyek yang satu tidak benar-benar sama dengan proyek-proyek sebelumnya. Ada saja spesifikasi produk yang tidak sama, menyebabkan harga yang ditawarkan menjadi berbeda. Atau produk yang persis sama, namun karena calon klien yang meminta ternyata berbeda industri dengan yang sebelumnya, maka produk dan harganya menjadi tidak sama lagi.

Singkat cerita, di awal penyusunan proposal proyek akan terasa gampang. Mendekati deadline penyerahan proposal, semakin terasa kesulitan dalam detil-detil yang perlu kita konfirmasikan kembali ke calon klien, atau harus kita pikirkan masak-masak. Baik spesifikasi maupun harga. Belum termasuk skenario-skenario yang perlu kita perjelas dan deskripsikan lebih lanjut. Sehingga transparan bagi kedua pihak.

Customisation

Kustomisasi ini terbagi dalam tiga hal. Product/Service Management, Delivery Management dan Cash Management. Yang pertama meliputi produk/layanan itu sendiri. Terutama adalah kesesuaian/ketepatan dengan kebutuhan (requirement) dari klien. Ini teknis banget lha ya, sesuai bidang bisnis masing-masing. Tentu anda lebih memahami daripada saya.

Yang kedua menyangkut ekspektasi dan keterpenuhan dari apa yang kita janjikan. Yaitu, how to deliver the product/service and related documentation. Kerapihan dan keteraturan administrasi (termasuk dokumentasi) yang menjadi kunci di sini. Kapan presentasi, apa yang dipresentasikan, dokumen teknis apa yang harus dilengkapi, bagaimana dengan laporan kemajuan (progress report), meeting apa yang harus ada, dan seterusnya.

Ketiga, soal keuangan. Ini ada kaitannya dengan pertama dan kedua. Mana keuangan yang kita harus mendanainya terlebih dahulu, apa yang bisa dilakukan dengan uang muka dari klien, bagaimana cara menekan biaya material/teknologi/proses tanpa mengurangi kualitas yang sudah ditetapkan di requirement, dan lain sebagainya. Mengapa demikian? Simply karena project-based business (terutama yang di-tender-kan) itu omzetnya sudah ketahuan di depan (dan tidak ada invoice tambahan). Kalau proyek non tender, kita sendiri harus pintar pasang harga karena (bisa jadi) cost-nya tidak fleksibel-fleksibel banget.

Seni main proyek adalah merancang biaya produksi serendah-rendahnya sejak awal.

Tidak mahir main proyek bisa menyebabkan rugi, nombok, bahkan bangkrut.

Jam terbang tentu mempengaruhi kemampuan tersebut, ya. Penguasaan proses/teknologi/material ikut menentukan “how low can you go with the cost“.

Customer Intimacy

Kesuksesan proyek kita akan ditentukan oleh hubungan kita dengan klien/pelanggan. Kenali dulu pelanggan kita ini: hard/easy customer? Seberapa dalam “kantong”-nya? Kalau kita sukses di proyek ini, seberapa mungkin kita dapat proyek lain dari mereka (langsung maupun tidak langsung)? Kerjasama tim kita dengan tim mereka akan “semanis” apa?

Meskipun kita sedang membahas bisnis berbasis proyek, namun tetap saja keberhasilannya tergantung dari manusianya juga. Karena manusia yang membelinya, dan manusia juga yang akan menggunakannya. Jadi hubungan antar manusia ini harus bisa kita berikan observasi/penilaian sejak awal.

Conclusion

All in all, kesimpulan core of the core-nya adalah tetapkan di “medan juang” mana kita ingin bertarung. How worth it or profit a project seharusnya sudah bisa diprediksi dan ketahuan bahkan sejak proposalnya ditulis.

Setengah bercanda: cara meningkatkan persentase kemenangan proposal yang diserahkan kepada klien adalah dengan mengurangi pengumpulan proposal itu sendiri. Dark jokes for me, but it is really true.

Bagaimana caranya? Sudah dibahas di atas: Customization and Customer Intimacy.

Majalah, Riwayatmu Kini

Sembari mengenang masa silam perihal majalah-majalah yang pernah menyertai jalan hidup saya. Dan bagaimana majalah semakin menghilang dari hidup saya.

Waktu kecil di-langgan-kan majalah Bobo sama ortu. Di saat yang sama, juga langganan koran Suara Karya. Korannya sampai di rumah sore, tapi koran pagi. Jadi agak basi juga beritanya, hehe. Masa-masa non-digital dulu. Namanya anak kecil ketemu koran, ‘kan ya. Ya saling lihat doang. Kagak saling sapa sama sekali. Si anak kecil lebih berminat sama Bobo yang berkaos merah berinisial ‘b’, Bona, Rongrong dan Nirmala. Ada beberapa teaser atau spoiler juga untuk serial yang akan tayang di TV. Alhamdulillah, serial Ksatria Baja Hitam RX tersebut hanya tayang di RCTI. Daannnn, RCTI nya juga belum masuk di wilayah kami. Hahahahaha…. (ketawa miris).

Di rumah juga ada majalah hidayatullah. Entah dibeli, atau dapat gratis karena member. Majalah dari pesantren ternama dengan nama yang sama di Balikpapan. Ternama-nya pun saya baru tahu di kemudian hari. Bahwa pusatnya, pesantren terbesarnya itu ya di Balikpapan. Pas tinggal di Surabaya, baru tahu ada minimarket lokal dengan merek “Sakinah” yang ternyata termasuk grupnya Hidayatullah juga. Sakinah ini sebagian besar size-nya minimarket. Tapi ada juga yang berformat supermarket di dekat ITS (Institut Teknologi Sepuluh November, bukan Institut Teknologi Surabaya, ya).

Selama “penjara” SMA, konten yang diekspos ke kami sangat dibatasi. TV hanya ada di ruang baca kelas. Satu TV untuk seluruh angkatan. Dan hanya boleh ditonton setelah jam belajar malam. Wicis wicis, itu sudah jam 9 malam. Demikian pula dengan kording (koran dinding). Tiap hari diganti, tapi satu koran untuk satu angkatan. Hehehe. Alhamdulillah jadi fokus belajar (iya, gitu?).

Jadinya, urusan majalah-majalah ini pinjam-baca ke teman. Ada majalah M2 (Movie Monthly), Cinemagz, tapi paling sering ya Majalah Hai. Maklum kami-kami dulu kan remaja tanggung yang lagi cari panduan tampil Masteng (mas-mas sok ganteng) di depan Mbatik (mbak-mbak sok cantik). Dua majalah pertama yang disebut, ya cuxtaw ajalah, ya. ‘Kan nonton bioskopnya juga entah kapan (palingan pas libur semester). Harap maklum, di kota tersebut belum ada mall. Urusan novel, yang paling diingat adalah Eiffel, I’m in Love dulu yang kami sempat baca bergiliran. Sampai ada yang fotokopi segala (padahal ‘kan gak boleh, ya?).

Pas pindah sekolah ke Bandung, interest-nya mulai bergeser. Awal-awal sukanya baca Majalah MIX. Yang satu grup sama Majalah SWA (dulu namanya SWASEMBADA). MIX ini fokusnya di komunikasi pemasaran. Pemasaran, tapi terbatas di komunikasinya saja. Bukan meliputi urusan distribusi dan channel penjualan gitu. Kalau lagi bosan sama MIX, pindah ke lain hati eh majalah bentar deh: SWA. Si ortu-nya MIX ini bahasannya lebih beragam. Tidak hanya pemasaran. Tetapi juga finance, supply chain, dan lain sebagainya.

Namun, saya kemudian menyadari bahwa bagaimanapun juga, MIX dan SWA adalah majalah. Selalu mengkaver soal berita yang kemudian dikemas dalam wujud cerita. Kalau cari ilmu, bukan di majalah tempatnya. Bukan tidak bisa sama sekali, tetapi harus baca puluhan edisi dulu baru (kira-kira) understanding (pemahaman) dan framework-nya akan terbentuk. Sejak itu, saya mulai stop membaca majalah dan mulai membaca buku.

Yang saya ingat, buku-buku pertama yang saya baca adalah: Toyota Way, Change-nya RK (Rhenald Kasali, bukan Ridwan Kamil). Shorten long story, ternyata buku adalah pergulatan ilmu dalam horizon yang lebih panjang daripada publikasi, majalah, apalagi artikel. Kalau sebuah fenomena dalam rentang sebulan bisa di-frame dalam sebuah artikel, maka buku adalah versi 5-10 tahunnya. Sehingga dalam satu dekade berikutnya, bisa jadi sebuah buku malah usang karena teori-teorinya  tergantikan oleh teori/hipotesis baru (yang juga diturunkan dari fenomena-fenomena yang lebih baru).

Artikel-artikel  di majalah Harvard Business Review (HBR) oke punya. Relatif lebih long-lasting karena analisis yang mendalam membuat artikel tersebut punya positioning (posisi) yang lebih stabil terhadap satu-sama-lain. Buktinya, masih sering disitasi (eh, benar ini bukan Bahasa Indonesianya, ya?) dan jadi rujukan di sekolah-sekolah bisnis di dunia.

Terus, masih baca majalah, enggak?

Sudah tidak lagi. Perubahan zaman, terutama internet dan digitalisasi, menggilas industri media yang menerbitkan majalah. Sudah bertahun-tahun yang lalu, iklan di majalah tidak lagi jadi sumber pendapatan. Media kini lebih mengandalkan dari pelaksanaan training (jatuhnya memang mirip event organizer, sih), event lain, atau sumber lain seperti pengelolaan media internal suatu perusahaan.

Aktivitas membaca majalah yang saya lakukan dahulu sewaktu kecil sampai kuliah kini bergeser menjadi membaca artikel-artikel di website kenamaan. Bukan website media/berita, tetapi versi blog dari suatu website. Pola belanjanya juga bukan lagi belanja per eksmplar majalah/koran. Melainkan jadi berlangganan per waktu tertentu. Yang biasa ditawarkan adalah bulanan, tetapi ada diskon tambahan kalau langsung satu tahun.

Review SewaKamar.id Solusi Sewa Property

Review bisnis digital kali ini mengulas situs sewakamar.id yang mengklaim sebagai solusi sewa properti. Simak kemudahan-kemudahan dalam mencari kost/apartemen/rumah dan menyewakan aset properti anda bersama sewakamar.id

Punya properti itu susah-susah gampang.

Susah, karena namanya properti, mau bentuknya rumah, kios, ruko (rumah toko), apartemen, rumah/kamar kost, dan lain sebagainya itu harus dirawat. Namanya perawatan, ya jelas keluar biaya donk. Tidak hanya biaya bersih-bersih, seperti menyapu dan mengepel. Tapi juga mengelap kaca jendela yang kotor berdebu. Sampai dengan biaya-biaya perbaikan kalau ada kerusakan yang macam-macamnya juga ada banyak. Mulai dari genteng /talang yang bocor. Warna dinding yang mulai kusam dan minta dicat kembali. Lantai keramik yang harus dibersihkan dengan jenis pembersih tertentu. Karena kuatnya kotoran yang menempel. Dan lain sebagainya.

Susah juga, karena mendapat penyewa yang tidak pernah mudah. Jangan berharap, sekali datang, lihat-lihat, kemudian langsung sepakat harga dan jangka waktu penyewaan. Ada kalanya, harus sabar menanti beberapa calon penyewa dahulu melakukan proses penyewaan. Mulai dari membuat janji pertemuan, memperlihatkan fitur-fitur bangunan, sampai dengan negosiasi harga dan termin.

Mau dapat penyewa atau tidak, biaya-biaya perawatan harus tetap dikeluarkan. Kalau biaya rutin adalah pembayaran listrik dan air, maka biaya tetap setiap tahun (atau per dua tahun) adalah perbaikan rutin. Intinya, lebih baik dapat penyewa yang bersikeras bernegosiasi, daripada propertinya kosong sama sekali (tatkala tidak tercapainya kesepakatan harga dan termin).

Gampangnya, karena sudah ada solusi internet digital dari https://sewakamar.id. Apapun jenis properti anda, apakah rumah tinggal (dekat kampus atau di pusat kota), kios di pusat perbelanjaan, ruko (baik di pusat kota maupun di lingkungan terminal atau pasar tradisional), sampai dengan apartemen atau rumah/kamar kost.

contoh kamar kost yang disewakan di https://sewakamar.id

hSesuai komitmennya, sewakamar.id adalah solusi sewa-menyewakan properti. Tidak hanya bisa mencari properti yang sedang disewakan oleh pemiliknya. Namun Anda juga dapat menitipkan properti Anda untuk ditawarkan di situs sewakamar.id tersebut. Tidak diragukan lagi, menyewakan properti di portal Sewakamar.id merupakan cara efektif dalam mengiklankan hunian sewa apartemen, kost, maupun rumah.

Mencari properti di sewakamar.id bisa dilakukan dengan cepat dan mudah. Karena ada dua fitur utama yang akan membantu anda menemukan properti idaman. Yaitu filter dan search. Dengan fitur filter, Anda dapat melakukan klasifikasi berdasar:

  • Jenis properti (kost, apartemen, atau rumah)
  • Area yang dikehendaki
  • Gender (khusus pria, khusus wanita, atau boleh campur)
  • Jangka waktu (harian, mingguan, bulanan, atau tahunan)
  • Fasilitas kost
  • Harga

Untuk Anda yang tidak mempromosikan properti Anda, maka anda dapat menggunakan fitur “Iklan Eksklusif”. Tersedia paket Rp50.000,- yang akan ditayangkan selama tiga bulan.

Beriklan di sewakamar.id tidak repot, kok. Hanya dengan tiga langkah:

  1. Registrasi/login
  2. Mendaftarkan properti milik Anda
  3. Konfirmasi pembayaran
contoh apartemen yang disewakan di https://sewakamar.id

Tuh, benar-benar mudah, ‘kan? Cari sewa kamar kost/apartemen/rumah, gampang. Mau menyewakan dan mengiklankan properti juga sama mudahnya. Semua tinggal dilakukan dengan situs http://sewakamar.id.